怎样完善公司规章制度抵御劳动纠纷风险
引言
公司规章制度，又称公司内部劳动规则，在有些国家被称为雇佣规则或工作规则，是指公司依法制订并在本单位实施的组织劳动和进行劳动管理的规则。[][1]公司规章制度的内容包括劳动合同管理、工资管理、社会保险、福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他劳动管理等。
公司规章制度对公司具有重要意义，它可以规范管理，使公司经营有序，增强公司竞争实力，可规范员工的行为，提高管理效率。同时，公司的规章制度也是公司行使用工自主权，最大限度减少劳动纠纷或在劳动纠纷中占据主动地位的重要依持。然而，劳动法颁布实施多年来，公司的规章制度制定和实施并未得到企业应有的重视。很多单位往往随意或笼统地按照自己的标准制定和实施本公司规章制度，并据此对其员工进行管理、违纪处罚直至解除劳动合同。但当劳动争议发生时，公司所依据的这些规章制度有效性却又往往得不到仲裁委员会或法院的认可，败诉成为各个用人单位最常面临的结局。那么，如何才能真正发挥公司规章制度中预防和抵御劳动纠纷风险的作用呢？笔者即从公司规章制度的制定和实施角度试就此问题进行探讨：
一、公司规章制度的制定 《劳动法》第4条和《劳动合同法》第4条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定：“用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”可见，规章制度的建立和完善既是用人单位的权利，也是用人单位的义务。用人单位的规章制度只有符合法律的规定，才能保证劳动者在享有某些劳动条件和劳动待遇的同时，约束其在单位内部的劳动行为，从而起到建立和维护公司正常管理和运作的作用。
公司规章制度具有法律效力，应当具备三个构成要件：一为主体要件，二为内容要件，三为程序要件。只有同时符合这三个要件，公司规章制度才能对用人单位和劳动者具有约束力。[][2]
（一）主体要件，即制作主体要合法。 有权制定公司规章制度的，应当是单位行政中处于高级层次，对用人单位的各个组成部分和全体职工有权实行全面统一管理的机构，而非单位中的任何一个管理机构，而且规章制度应以用人单位名义予以制定，这样才能保证所制定的制度对本单位具有统一性和权威性。当然，具体的制定主体，法律并没有强制性规定，用人单位可通过本公司章程或职工民主程序等予以确定，进而充分发挥其自主经营权。
（二）内容要件，即公司规章制度的内容应当合法。 首先，公司的规章制度不得违反国家法律、法规及政策的规定。公司规章制度的内容必须符合法律法规在劳动管理方面的各项强制性规定，如关于惩戒违纪员工或者解除劳动合同的规定，必须与法定的情形相符；在安排员工工作时，必须执行国家对劳动者工作时间和休息休假的规定，即每天工作时间不超过8小时，每周不超过 40小时；若有加班加点，应当与工会或员工协商，每天加班不超过3小时，并依照法律给予劳动者足额的加班费，合理制定公司劳动纪律和相应奖惩制度等。对于任何超出现行法律法规框架的规章制度，均被视为无效。对此，《劳动合同法》第80条规定：“用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”劳动合同法第38条规定“用人单位规章制度违反法律、行政法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同。”
其次，公司规章制度不得违反公序良俗，不得侵犯劳动者作为公民的基本权利。劳动关系的从属性决定了劳动者作为用人单位的.员工，应当接受用人单位的管理和领导。在劳动过程中，劳动者的某些基本权利，如会客权、出入权等，必然会受到某种程度的限制。但是，用人单位不应以此为由无限扩大自身对劳动者的组织权，从而使公司规章制度侵害劳动者作为公民的基本权利，如在规章制
度中规定劳动者在劳动期间不得结婚生育，上下班要搜身检查等。用人单位对劳动者作为公民的基本权利的限制必须界定在为工作性质和实现工作目标所证明是的必要的和必需的范围，而且必须是适当的。
再次，公司规章制度不得与劳动合同和集体合同相冲突。《最高人民法院关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条明确规定：“用人单位制订的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”劳动合同和集体合同都是用人单位与劳动者就劳动权利义务达成的协议，分别代表着劳动者的个人意志和群体意志，是一种双方行为。而公司规章制度是用人单位单方制定的，是一种单方行为，不论从法律权利性质还是从保护弱势群体角度，双方行为的效力都是高于单方行为。同时，也有用人单位将公司规章制度化为劳动合同的附件以增强规章的有效性，但这些规章制度实际上仍是用人单位单方制定的格式条款。根据合同法上格式条款的规定，当格式条款与非格式条款的解释不一致时，适用非格式条款。
（三） 程序要件，即有效的公司规章制度必须经过民主程序制定和完善，并向劳动者公示。
《劳动合同法》第4条第2款规定“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”可见，公司规章制度的制定过程是一个民主表决和集体协商的过程。当然，并非所有的公司规章制度都需要经过职工代表大会或全体职工讨论。需经职工等讨论通过是涉及劳动者切身利益的规章制度，如薪酬福利制度、违纪处罚制度等。对于那些非涉及劳动者切身利益的规章制度的制定，目前法律并未规定具体程序，应当理解为非涉及劳动者切身利益的事项的制定程序由用人单位自行规定。[][6]同时，还应注意：对于上述民主程序，法律侧重强调了全体职工或职工代表大会的参与和意见征求，而非最终决定权。公司规章制度的制定最终需通过用人单位与工会或职工代表平等协商确定。
此外，制定后的公司规章制度还应当对劳动者进行公示。公示原则是现代法律法规生效的一个要件。公司的规章制度，只有经过公示才能具有法律效力。
这是其作为约束公司内部员工行为的规范的性质所决定的，只有将公司规章制度的内容对其适用的人群予以公开，才能使员工们对他们各自的行为后果有预见性，从而依规行事。《劳动合同法》第4条第4款规定“直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示，或者告知劳动者。”《最高人民法院关于劳动争议适用法律若干问题的解释》第19条也明确规定只有向劳动者公示的规章制度才能作为审判案件的依据。公示的方式有很多，比如在单位公告栏内张贴、电话或短信通知阅读，以电子邮件或者规定的网页上公布等。目前比较行之有效的方式是将公司规章制度写入公司的员工手册内，并让员工签收；或对员工进行规章制度培训，并签收阅读等。[][7]公司规章制度的公示不仅可以让劳动者对其自身的权利义务有所了解，同时也可提高规章的执行力，避免不必要的纠纷。
当然，规章制度的修改和完善也同样需要经过平等协商程序进行，且修改后须及时向劳动者公示或告知劳动者。《劳动合同法》第4条第3款规定：“在规章制度和重大事项实施过程中，工会或者职工认为不合适的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”这就要求公司规章制度应当随着社会形势和公司的发展，根据劳动法律法规的不断调整以及工会和职工的意见及时修订和完善。
二、公司规章制度的可操作性。 我国现行的法律法规调整和规范的是劳动方面原则性和普遍性的问题，它不可能面面俱到，这就要求公司在制定本单位的规章制度时应当结合本单位的实际情况和特点，制定具体、详细、配套的条款，并具有可操作性。例如，《劳动合同法》第39条第（三）项规定“劳动者严重违反用人单位的规章制度”和第
（四）项规定“严重失职、营私舞弊，给用人单位造成重大损失的”，用人单位可以解除劳动合同，且无须支付经济补偿金。但是对什么是违纪行为，违纪行为达到何种程度才构成“严重违纪”，什么是重大损失等，都没有做出具体规定。这就需要单位在规章制度中根据不同的岗位要求将其细化和量化，从而使之具有实际可操作性。
三、公司规章制度的落实
公司的有效管理有赖于完善的公司规章制度，但是仅仅建立了规章制度还远远不够，更为重要的是有效落实规章制度，特别是对违纪员工的处理，只有符合法律规定，才能为企业降低劳动纠纷风险。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第13条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”可见，一旦用人单位与劳动者发生纠纷，用人单位必须为劳动者的违纪和失职行为提供证据，否则用人单位将承担不利的后果。因此，保留、固定和收集员工的违纪证据具有非常重要的作用，它往往直接关系着公司规章制度的合法有效落实。实践中，有不少用人单位虽然制定了完善的规章制度，但在具体实施中，因为没有将日常的处罚通过法律认可的形式予以确定，导致单位精心设计的规章制度最终成为一纸空文。因此，公司应尽量取得违纪员工签字的书面材料或其他部
门的处理纪录，妥善保管其他物证和视听材料；每次违纪，都应做出相应的书面处理材料，要求员工签字。这样，才能为公司日后可能做出的违纪处罚提供法律认可的有效的依据。
公司依据规章制度对员工的所有处理决定，不论是录用通知书还是解除通知书或者违纪通知书，作为一种意思表示，都必须送达给员工才能生效，没有经过送达的处理决定，无论依据多么完备的规章而制定，都只是办公桌上的一张稿件，不发生任何法律效力。因此，送达程序，是公司规章制度得以有效落实的必要程序。依照相关法律规定，公司的所有处理决定，应以书面形式直接送达职工本人。
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