档案规章制度
在社会发展不断提速的今天，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编整理的档案规章制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
档案规章制度1
一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。
二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。
三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。
五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。
六、库房应保持清洁卫生，通风干燥。
档案规章制度2
为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国会计法》的法律、法规，制定本制度。
一、会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重要的凭证、参考作用和史料价值。
二、财务会计部门形成的会计档案，从会计年度（公历1月1日起至12月31日止）终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门编制移交清册移交综合档案室保管。
三、档案室接收的会计档案，必须符合下列要求：
1、会计核算材料必须齐全、完整;
2、会计材料必须分类整理、立卷、装订成册;
3、案卷必须有统一制作的封面，并将封面和卷脊上的项目填写清楚;
4、会计档案按分类体系排列上架，存放有序，便于查找和利用。
四、会计档案原则上保持原卷册的封装。个别卷册确需拆封重新整理的'，应当会同原财务会计部门和经办人共同进行，以分清责任。
五、档案室应编制必要的会计档案检索工具，积极提供会计档案，为经济活动服务。
六、档案室必须妥善、安全地保管会计档案，防止会计档案的破损或褪变。
档案规章制度3
1、文件材料的归档范围和保管期限应执行《文书档案保管期限表》。凡上级部门有关学校的文件、资料、照片、声像等均属学校文书立卷范围。任何部门和个人不得以任何理由占为己有。
2、凡本校各部门的文件每月归档一次，每学期清理一次，分别归入平时分类橱内。分类橱内列出若干条目，上级条目按发文单位，本极条目按内容专题。
3、归档的文件必须成套、系统、齐全、完整，能准确反映本部门活动的起初情况和历史过程。归档时必须与收文簿核对，记好归卷号，对号入座，便于平时利用和年终立案。
4、文书档案每年八月底前为上年度文件立卷时间，八月底为结束时间。凡涉及到教学文件的`按学年度归档，会计档案在当年整理立卷后，由财会部门保存一年再向综合档案室移交。
5、立卷归档范围：上级机关下发的决定、指示、通知、通报和计划、总结、批转的文件材料；本单位制定的计划、规划、总结、报告党政会议记录等材料；本单位党、政、工、少先队的计划、总结等总要材料；本单位的组织机构，人员编制、人事记录、奖惩、党团职工注册报表等；本单位职工录用、转正、定级、调资、离退休、抚恤死亡等材料；财会、科技档案。
档案规章制度4
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
一、档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
二、档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
三、档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、财会档案。
4、生产经营管理。
5、技术质量安全管理。
6、基建档案。
7、外来文件。
8、声像档案。
9、实物档案。
10、其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
四、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的.文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
五、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
六、档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
七、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
八、档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。
档案规章制度5
根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合兵团干部人事档案工作实际，制定本制度。
一、干部人事档案管理部门工作职责
(一)按照干部管理权限依法管理好干部档案，为国家积累档案史料。
(二)及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。
(三)按照规定办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。
(四)为有关部门提供干部人事档案材料的情况。
(五)认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。
(六)及时了解干部人事档案工作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。
(七)推广、应用干部档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理的信息化和现代化。
(八)定期向档案局移交死亡干部档案。
(九)办理其他有关事项。
二、干部人事档案材料收集制度
(一)按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
(二)干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
(三)干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
(四)干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
(五)归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
(六)干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事)部门公章。
(七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)或16开型(长260毫米，宽184毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
(八)干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档;对符合归档要求的`材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
三、干部档案材料鉴别归档制度
(一)干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
(二)凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档;
(三)未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料。
档案规章制度6
为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。
一．公司的档案范围
1．企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。
2．企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3．企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。
4．企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5．企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。
6．企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
二、公司档案管理体制
1．公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。
2．公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
三、立卷归档制度
1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。
2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。
4．归档要求
4．1．材料完整齐全。
4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。
5．部门归档要求
5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。
5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。
5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的.，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。
7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。
四、档案管理工作
1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。
3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
五、档案利用工作
1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。
3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。
档案规章制度7
一、目的
1、加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
1.1适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
二、职责
1、主管行政公司领导：负责外单位〔个人〕查阅档案的审批。
2、行政管理部经理：负责公司员工借阅档案的审批。
三、档案员职责
1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放。
2、档案资料的交接。
3、办理档案的借阅、登记、统计。
4、执行相关保密制度。
5、档案室设备、设施的管理等。
四、工作步骤
1、凡属以下几类资料均属归档资料：
1.1本公司根本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作根本情况描述等资料；
1.2公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；
1.3各部门资料，包括业务、行政管理等材料；
1.4外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；
1.5图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等。
五、档案编号、档案分划
为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出假设干子类（为二、三、四级分类）。
1、具体分划详见档案分划编号表
1.1档案编号
为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进展编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：
1.2分类图示：
┌─┬─┬─┬─┐
│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
└┬┴┬┴┬┴┬┘
│ │ │ └─────第四级类，类数0～99 │ │ │
│ │ └───────第三级类，类数0～999 │ │
│ └─────────第二级类，类数0～9 │
└───────────第一级类，类数0～99每一编号的具体意义。
案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开场。
2、档案地址确定
档案存放位置利用分类编号来确定。
2.1确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
2.2各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
2.3每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
2.4同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
2.5每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。
六、归档前管理
1、归档前资料管理
1.1分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
1.2各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。
1.3各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
七、归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下：
1、确定归档时间
1.1公司批文、供水、供电增容方案指标下达执行书等重要文件随时归档；
1.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；
1.3用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；
1.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；
1.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；
1.6图书资料购置后即归档，期刊、杂志半年归档一次。
2、其它资料按公司领导确定的时间归档。
八、归档要求
1.归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全。
2.归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的'纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水。
3.归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确〞，设计的修改也须在图纸上反映出来。
九、档案资料移交
1.资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。
2.移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。
3.移交清单一式两份，交接人各留存一份。
十、资料编号归档
1.档案员把各类移交资料按编号方法进展整理、编号。
2.档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。
3.编号后的档案，按“档案地址确定〞的规定上架排列存放。
十一、档案管理
档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。
十二、档案员岗位职责
1.档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
2.档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3.档案员负责催促各部门档案资料的移交工作。
4.档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5.各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
6.档案员必须按要求做好保密工作。
7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。
8.档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。
十三、档案保管
1.档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。
2.档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。
3.档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。
4.保持档案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥剂。
5.雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。
6.档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。
7.发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进展修复、补制。
8.下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。
十四、档案鉴定与销毁
1.文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。
2.城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。
3.公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。
4.鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。
5.档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监视执行。
十五、销毁档案编号的处理
1.经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。
2.档案销毁情况均须登记在物业管理档案销毁登记表上。
十六、档案借阅
1.档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。
2.外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。
3.档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。
4.审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。
5.借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。
6.档案借还情况须在登记本上登记。
十六、档案统计
1.档案资料定期进展清理、统计。
2.档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。
十七、档案管理意外事件处理程序
档案失盗、借出档案人丧失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。
1、处理程序
1.1发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。
1.2当发生档案失盗或借出档案人丧失档案事件时，应立即设法追回所失档案。
1.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进展修补、复原。
1.4假设无法追回、修补损失的档案，那么应请有关部门协助设法重新补制。
1.5在进展补救工作的同时，对意外事件发生的原因进展调查，追究有关人员的责任。
1.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进展行政和经济处分。
档案规章制度8
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的.姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理::资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
业户档案的收集
xx物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
3、业户档案的归档xx广场xx号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。xx物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
4、档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
5、业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件::的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
档案规章制度9
一、保密制度
（1）严格遵守《保密守则》，做到不该知道的事，不打听；不该说的机密，绝对不说；不该看的材料，坚决不看。
（2）严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，安排专用的阅览室借阅，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
（3）不得在档案阅览室，整理室接待亲友。
（4）整理档案应在档案馆（室）内进行，档案人员一得将档案带出档案馆，以防失密或丢失。
（5）发现档案丢失，损坏时要及时报告。
二、查阅、借阅档案制度
（1）查阅秘密档案，须经本级主管档案工作的.领导批准。
（2）查阅党委机要档案资料，须经本级党委负责人或党委办公室主任批准。
（3）查阅绝密科技档案，须经主管总工程师批准。
（4）查阅非机密档案资料，凭县级介绍信，可直接查阅。
（5）本校教职工查阅本部门移交的档案，可直接到阅览室查阅。
（6）室藏档案资料一般不外借，特殊情况需要借出时须参照本规定1，2，3条办理借出手续，借出非机密性档案材料，由档案馆（室）负责人批准，借出的档案，限七天内归还。
（7）经批准查阅的档案，需要摘录的，应经档案馆理人员同意，并经核对无误后，方可出据证明。
（8）阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。
（9）利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。（10）查档介绍信要注明查档人姓名、职务、政治面貌及所查内容。
三、档案库房管理制度
（1）库房内的档案柜要同意编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
（2）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
（3）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
（4）档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
（5）库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
（6）认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。
档案规章制度10
目的作用
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
管理职责
行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
归档资料的范围、内容
计划性文件资料
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
批示性文件材料
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
法规性文件
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。
公司的重大决议
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
总结性文件
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
凭证性材料
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
汇报性材料
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
劳资人事资料
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
调研性资料
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
声像制品资料
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
证件性文书资料
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
馈赠行资料
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
文件资料的立卷归档
档案的收集
凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
立卷归档的时间
凡已办理完毕的具有保存价值的'各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
立卷归档的要求
各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。
声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
文秘档案的借阅
文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有**，酌情处罚。
对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
文秘档案保密要求
档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
超期档案的销毁
对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
档案规章制度11
第一章基本原则
第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。
第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。
第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章体制、任务和人事档案干部
第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。
第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。
第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。
第三章人事档案材料的收集范围与归档要求
第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。
第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。
第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事档案。
第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。
第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。？
第四章人事档案的管理和利用
第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。
第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。
第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。
第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。
第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。
第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。
第五章档案的转递
第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。
第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。
第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。
第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。
附件
人事档案材料收集归档范围
1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
2、录用和聘用工作中形成的`录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。
4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。
9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。
15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
16、学生学籍变动记录材料。
17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。
18、毕业学生体检表。
19、其他可供组织参考有保存价值的材料。
档案规章制度12
1、认真学习马列主义、毛泽东思想和专业知识，贯彻执行《档案法》及《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作的各项规章制度。
2、负责本单位档案资料的收集、征集、分类、鉴定、整理、组卷、归档、编目、排列、上架、保管、借阅、销毁等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3、负责本单位各职能部门，下属单位档案工作监督指导，业务培训工作。
4、参加本单位基本建设项目工作的鉴定、验收工作的.签字、盖章。
5、负责档案库房各项管理制度的落实。
6、每年按计划要求拟定两种以上编研材料，记录单位大事记、总结档案利用效果，积极提供利用档案、资料，为领导决策及各项工作提供优质服务。
档案规章制度13
一、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
二、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。
三、禁止携带档案材料探亲、访友和外出旅游。
四、经批准销毁的档案材料和不需要归档的'材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
五、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。
六、档案库房必须安装安全设施。
七、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。
档案规章制度14
1.目的作用
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
2.管理职责
2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
3.归档资料的范围、内容
3.1计划性文件资料
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
3.2批示性文件材料
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
3.3法规性文件
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。
3.4公司的重大决议
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.5总结性文件
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
3.6凭证性材料
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
3.7汇报性材料
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
3.8劳资人事资料
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
3.9调研性资料
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
3.10声像制品资料
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
3.11证件性文书资料
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
3.12馈赠行资料
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
4.文件资料的立卷归档
4.1档案的收集
4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
4.2立卷归档的.时间
4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4.3立卷归档的要求
4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。
4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘档案的借阅
5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
6.文秘档案保密要求
6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
7.超期档案的销毁
7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
档案规章制度15
第一条为了加强城市地下管线工程档案的管理，保障地下管线安全，充分发挥地下管线档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市城市规划区内地下管线工程档案的管理。
本办法所称城市地下管线工程档案，是指本市城市规划区内新建、改建、扩建的包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、广播电视、工业等在内的各类地下管线及相关的人防、地铁等工程档案。
第三条市建设行政主管部门负责本市城市地下管线工程档案管理工作。
市城建档案管理机构负责城市地下管线工程档案管理的具体工作，业务上受市档案行政管理部门的监督与指导。
第四条建设单位在编制建设项目修建性详细规划前，应当到市城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。并在申请领取建设工程规划许可证时，报送规划行政主管部门。
第五条建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，应当与市城建档案管理机构签订《移交档案责任书》。
第六条施工单位在地下管线工程施工前应当取得施工地段地下管线现状资料；施工中发现未建档的管线，应当及时通过建设单位向建设行政主管部门报告。
建设行政主管部门接到报告后，应当组织相关单位查明地下管线的性质、权属，责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及走向。地下管线产权单位应当及时将测量的资料报送市城建档案管理机构。
第七条地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》采用gps定位技术进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图，并经地下管线产权单位进行确认。
实施监理的地下管线工程，监理单位应当对地下管线工程档案资料进行审查确认。
对重要的地下管线工程施工中档案资料的形成，市城建档案管理机构可进行现场监督检查，有关部门、单位应当给予配合。
第八条地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请市城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收，合格后方可进行地下管线工程竣工验收。
市重点项目的地下管线工程，建设单位应当通知市档案行政管理部门派员参加预验收并参加竣工档案的验收。
第九条工程测量单位应当及时向市城建档案管理机构移交有关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。
对于工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，市城建档案管理机构不得出售、转让。
第十条建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向市城建档案管理机构移交下列档案资料：
(一)地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；
(二)地下管线竣工测量成果；
(三)其他应当归档的电子文件、工程照片、录像等资料。
城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等地下管线专业管理单位(以下简称地下管线专业管理单位)应当及时向市城建档案管理机构移交地下管线专业图。
第十一条地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案，及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并在一个月内将修改补充的地下管线专业图(含电子和纸质图)及有关资料向市城建档案管理机构移交。
第十二条建设单位向市城建档案管理机构移交的档案资料应当符合《建设工程文件归档整理规范》和《辽宁省建设工程文件归档整理规范》的规定及其他有关要求。
第十三条地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实，不得涂改和伪造，并需编制单位负责人签字盖章。
第十四条市建设行政主管部门应当会同专业地下管线工程管理部门不定期组织地下管线普查，并对地下管线信息数据库进行修正。
本办法实施前地下管线工程已投入使用的，由市建设行政主管部门组织普查，各专业地下管线工程管理部门予以配合。普查成果经各专业地下管线工程管理部
门确认后，由市城建档案管理机构统一接收和管理。
各专业地下管线工程管理部门可从市城建档案管理机构免费查询本部门管理单位的专业地下管线工程档案资料。
第十五条市城建档案管理机构应当绘制地下管线综合图，建立地下管线信息系统，并及时接收普查和补测、补绘所形成的地下管线成果。
市城建档案管理机构应当依据地下管线专业图等有关地下管线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，及时修改城市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统。
第十六条市城建档案管理机构应当建立、健全科学的管理制度，配备专业人员，做好地下管线工程档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作。
第十七条市城建档案管理机构应当建立地下管线工程档案资料的利用制度，积极开发地下管线工程档案资源，为城市规划、建设和管理提供服务。
第十八条违反本办法规定，建设单位未报送地下管线工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元以上10万元以下罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下罚款；因建设单位未报送地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。
第十九条违反本办法规定，建设单位不按期报送地下管线工程档案资料或者报送的地下管线工程档案资料不符合规定要求的'，由市城建档案管理机构责令其限期报送；逾期不报送的，市城建档案管理机构可以委托具备相应资质的单位进行测绘，测绘费用由建设单位承担。
第二十条违反本办法规定，地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元以下罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。
第二十一条违反本办法规定，建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
第二十二条违反本办法规定，工程测量单位未按照规定提供准确的地下管线测量成果，致使施工时损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
第二十三条建设行政主管部门实施行政处罚后须报市档案行政管理部门备案。
第二十四条市城建档案管理机构因保管不善，致使档案丢失，或者违反保密制度提供地下管线工程档案资料的，或者因汇总管线信息资料错误致使在施工中造成损失的，应当依法承担赔偿责任；相关责任人员，由有关部门依法给予行政处分。
第二十五条规划区以外的地下管线工程档案管理参照本办法执行。
第二十六条本办法自10月1日起施行。
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