公司行政及后勤管理细则

公司行政及后勤管理细则

为进一步完善公司行政后勤管理的相关制度，便于日常监督考核，根据公司《行政管理制度》相关规定，制定《行政管理细则》，请公司员工认真学习，严格贯彻执行，对违规者将依照行政管理细则的规定扣减当事人或责任部门主要负责人绩效工资。 

　　一、行政办公区域管理细则 

　　(一)办公秩序规范 

　　（1）办公室必须保持清洁，办公用品摆放应整齐、有序，做到物品定位。桌面上不得放置任何杂物，不得存放与工作无关的私人物品。下班后，必须将各类文件清理摆放整齐，重要文件、涉秘文件、图纸资料须放入文件柜妥善保管。（违者扣绩效工资50元/次） 

　　（2）爱护公物，妥善保管办公用品，因个人原因造成的办公用品遗失、损坏，由个人负责维修或按折旧后的净值全额赔偿。 

　　（3）办公室、会议室、接待室要保持整洁，大方，不得随意在墙面等处乱钉、乱贴、乱画。（违者扣绩效工资50元/次） 

　　（4）办公楼内要保持安静，严禁在办公场所或楼道大声喧哗、嬉笑打闹；楼道内不准乱堆放物品。（违者扣绩效工资50元/次） 

　　（5）工作中应使用文明用语，待人礼貌、热情、周到。尽量用普通话；严禁说脏话、粗话。（违者扣绩效工资50元/次） 

　　（6）公共办公区域、会议室严禁吸烟。吸烟须在规定的吸烟区内。（违反规定者扣减绩效工资200元/次） 

　　（7）禁止随地吐痰，不得乱扔烟头、废纸等杂物。茶叶渣和便纸应放入篓内。严禁在办公区内燃烧废纸和其他杂物等，以防火灾发生。（违反规定者扣减绩效工资100元/次） 

　　（8）下班后须将所有的电源关闭，节约用电、用水，人走灯熄，人走水停。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（9）严格遵守上下班时间,做到不迟到，不早退。（违者按人力资源的相关管理规定处罚） 

　　（10）上班时间内不得干与工作无关的事，严禁上网聊天、电话聊天、玩游戏。非工作需要，工作日中午严禁饮酒。（违反规定者扣减绩效工资50元-100元/次） 

　　(二)职员形象规范 

　　（1）上班时间统一佩戴工作牌上岗；胸牌统一佩戴在胸前并正面朝外。凡配发了服装的职员，必须按要求统一着装。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（2）上班必须着装得体，禁止奇装异服，保持积极向上的精神面貌。男职员不得留长胡须、不宜留太长的头发和指甲；穿着整洁，禁止穿拖鞋、背心、短裤。女职员不得浓妆艳抹，不得染奇异发色，指甲不能太长，应保持清洁，涂指甲油要尽量淡色；着装要大方得体、整洁，不得穿着奇装异服及吊带裙、凉拖鞋。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　二、会议管理规范 

　　（1）会议着装：与会人员应按照相关会议要求出席各类会议。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（2）公司各部门、各分、子公司要严格按照会议要求安排人员参加各类会议。（违反规定者扣减绩效工资100元/次） 

　　（3）遇大型会议，由会务承办部门安排专人负责签到工作，与会人员应严格按照签到时间到达会场。（违反规定者扣减绩效工资200元/次） 

　　（4）出席或常规列席总经理办公会，与会人员须提前10分钟进入会场。（迟到者扣减绩效工资200元/次） 

　　（5）会议指定列席人员应在会议地点附近或者指定地点候会。（违反规定者扣减绩效工资100元/次）

　　（6）与会人员不得缺席、迟到、早退或委派他人替会，确因工作需要临时调整的，须经分管副总同意，并及时向行政管理部或会议组织者报告。（违反规定者扣减绩效工资200元/次） 

　　（7） 会场中，与会人员不得随意走动或处理与会议无关的事情。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（8）与会人员进入会场须将手机等通讯工具关闭或置于无声状态。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（9） 会场内接打手机时间不超过1分钟，通话应不影响到其他人。如遇紧急事务，应在会场外处理。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　（10） 会场内严禁吸烟。（违反规定者扣减绩效工资200元/次） 

　　（11） 其他部门需向与会领导报送紧急文件或会议材料的，应通过指定会务人员转送，其他人员不得随意进入会场。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　三、安全消防、访客来访管理细则 

　　（一）访客来访管理规范 

　　1、公司员工有访客预约拜访的应提前到公司门庭安保人员处登记；公司领导有访客预约拜访的应提前通知行政管理部安排接待。 

　　2、公司门庭安保人员应在访客到访时，文明礼貌的确认访客的身份、来访事由、是否提前预约；在所有信息都已确认后门庭安保人员应根据下列情况通知相应人员： 

　　（1）拜访对象是公司部门负责人或一般员工的直接通知本人，由当事人负责引领。 

　　（2）拜访对象是公司副总以上的应通知行政管理部，行政管理部在征得领导同意后，由行政管理部安排人员引领至公司领导办公室。 

　　3、确认信息不全的应根据被拜访者身份通知公司相应人员（人员参照第二条）；不能确认访客的身份、来访事由、是否提前预约由门庭安保人员文明礼貌的拒绝访客要求，在客人不配合的情况下应耐心的做出解释。 

　　行政管理部将对安保接待工作进行检查，对违反上述规定要求的进行处罚，每次扣减当事人或责任部门主要负责人当月绩效50元。 

　　(二)安全消防管理规范 

　　1、安保人员应认真做好安全隐患排查，上班时间每隔1小时巡检一次,下班后检查各办公区域的电源,门窗,饮水机电源，确保下班各办公区电源、门窗、饮水机都正常关闭。检查发现异常情况应及时告知行政管理部。（违反规定者扣减绩效工资50元/次） 

　　2、安保人员不能擅离岗位，如有事需要临时离开岗位，需提前与行政管理部联系。（违反规定者扣减绩效工资100元/次） 

　　3、安保人员要提高安全意识，尽职尽责，坚守岗位，严禁值班期间打牌下棋，喝酒聊天，擅自脱岗。（违反规定者扣减绩效工资200元/次） 

　　4、严格早晚按时开关门制度，不得擅离职守；提高警惕，严格阻止推销人员或其他闲散人员进入，外来人员向外搬运物品必须严格查询并清点登记。办公物资需要外出，须经行政管理部签发出门证，证物相符，方可出门。（违反规定者扣减绩效工资100元/次，因工作失误造成财产损失，按价值赔偿。） 

　　5、严格重大事项报告制度，发现重大事故隐患和遇有紧急情况或重大突发事件，要按照有关要求及时报告相关部门和相关领导。（违反规定者扣减绩效工资200元/次，给公司造成重大负面影响的将依法予以辞退。） 

　　四、车辆管理细则 

　　（一）车辆调度使用规定 

　　1、 公司车辆使用安排由行政管理部负责，用车按程序申请。已配置车辆部门，若派车后查实该部门车辆闲置，扣减该部门主要负责人当月绩效工资200元，第二次扣减500元，第三次则收回配车。 

　　2、在机动车辆无法满足公司重要工作用车时，配置各部门，各分公司的公务车辆须服从公司的统一调配，如不服从，有权收回其使用权。 

　　（二）车辆管理及奖惩规定 

　　1、行政管理部定期检查各车辆油耗情况,要求车辆油耗与行驶公里数相符合，对于用油量与用车公里数不相符的，由行政管理部据查，除因机械故障导致油耗不正常情况外，对该车辆负责人做出处罚，扣除当月绩效工资50元，并立即找出原因进行整改。 

　　2、每车设置车辆行驶记录表，由驾驶员填写，使用前应该对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。行政管理部每月不定期抽查，发现记载不实、不全或未记载，则对该车辆负责人及使用人做出处罚。扣除当月绩效工资100元，累计3次以上则由行政管理部对车辆的使用权进行重新调配。 

　　3、车辆维修与保养，必须到公司定点修理厂维修和养护，送修车辆由驾驶员填报报修单，经车队批准后方能修理；未经批准擅自修理、养护产生的费用由该驾驶人员自付，并对该车辆负责人及驾驶人员做出处罚，扣除当月绩效工资100元。 

　　4、车辆实行定人定车管理，同时原驾驶人员应在交车之日前（包括交车之日）将该车的违章记录清除。车辆有违章记录应在30日之内自行处理，如未处理则报行政管理部对该车责任人处罚，每条违章记录处罚绩效工资100元。 

　　5、专职驾驶员严禁酒后驾车。（违反规定者公司扣绩效工资500元，因酒后驾车造成的一切损失由驾驶员个人承担，并视情节轻重给予行政纪律处分直至开除） 

　　6、专职驾驶员应爱车、护车，一切按操作规程办事，避免造成机械事故和人为缩短车辆的使用年限。随车证照及物品遗失则对该车辆负责人做出处罚。扣除当月绩效工资50元，并在5个工作日内补齐已遗失证照及物品。 

　　7、各车专职驾驶员有义务搞好所驾车辆的的内、外清洁卫生，做到整车清洁、室内舒适。（逢恶劣天气状况时及工程抢险车辆鉴定标准可适当调整）经行政管理部抽查不符合要求则对驾驶人员做出处罚，扣除当月绩效工资50元，并立即进行整改。 

　　车辆内清洁标准： 

　　1）车内无异味（烟、酒、其他异味） 

　　2）烟缸内无烟灰 

　　3）地板无纸屑、渣渍 

　　4）座套无明显污渍 

　　5）仪表台面板无灰尘 

　　6）后备厢物品堆放整齐 

　　车辆外清洁标准： 

　　1）车窗玻璃表面干净、车身漆面完整干净无陈旧泥土（因擦挂损伤暂时未处理情况除外） 

　　2）车灯灯罩干净无破损，前后号牌干净无遮挡 

　　3）轮胎胎面、轮圈干净无陈旧泥沙 

　　8、所有车辆完成当日任务后，必须将车停放在公司指定停车场保管，经行政管理部抽查不符合要求则对驾驶人员做出处罚，扣减当月绩效工资50元，并立即进行整改。 

　　9、新旧车辆进行内外装饰，车内需配正常物品，专职驾驶员须向车队申请，经分管领导同意后才能办理。未经同意擅自操作则对驾驶人员做出处罚，扣除当月绩效工资50元。由此产生的费用由当事人个人承担。 

　　10、驾驶员在无特殊情况（手机丢失、无信号）未保持通讯联系畅通的，对当事人做出处罚，扣除当月绩效工资50元。 

　　11、擅自给与车号不符的公司外车辆加油者，异地加油多开、虚开加油发票者，扣发当事人当月全额绩效奖且给予加倍处罚，并做出书面检查。 

　　12、违反修车规定，利用维修车辆谋取“回扣费”，多开、虚开维修费者，一经查实，追回所得款项，扣发当月全额绩效工资，并按规定视情节轻重给予行政纪律处分直至开除。



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