商务电话英语注意事项

时间：2023-04-04 11:13:58 兴亮商务英语我要投稿

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商务电话英语注意事项

　　在日常生活或是工作学习中，许多人都有过写商务英语的经历，以下是小编收集整理的商务电话英语注意事项，仅供参考，欢迎大家阅读。

商务电话英语注意事项

　　电话是最迅速的联络工具，尤其在今天，一切都国际化，因此国际电话也逐渐普遍。一旦拿起话筒怎样接听越洋而来的电话呢?应该说些什么?这时候电话英语的重要性可想而知。如果你不会讲，岂不是太糟糕! 假如你能够把基本的电话英语学会了，电话英语何所恐惧?起初几句可能无法随心应答，但是再继续说下去以后，自然就会流畅起来。我们通常认为：如果要学习英语，就得学习完美的英语，讲一口字正腔圆，毫无文法错误的英语。这种近乎苛求的学习态度，愈增加学习的困难。

　　初学者虽然在文法上的表现不是很正确，发音也有点儿走音。但最起码的交谈，或彼此之间的交流，仍然可以获得某种程度的沟通。打电话以英语交谈时，只要牢记与善用下列四点就可以畅行无阻：

　　1、Speak clearly. (清楚地说)

　　2、Speak slowly. (不慌不忙地说)

　　3、Don’t hesitate to speak. (不踌躇不犹豫地说)

　　4、Write down the message. (把慨要记在便条纸上)

　　一接到说英语的电话，首先应说：“Hello”，这一句话相当与中国的“喂!喂!”。顺利地说出：

　　1、“Hello”，这是电话英语的第一步。“Hello”说出后，接着就是报姓名。

　　2、This is 姓名 Speaking(是某某人在说话) 电话英语的基本构造如上，但也可以省略、简洁地回答。事实上在电话中往往使用最简洁语句来表达。可以直接说This is 姓名，Speaking省略。也有人省略[This is]，而说成：姓名speaking. 以上无论哪一种省略说法，都少不了“通名报姓”，电话里谁在答话?谁来电话?这才是最重要的。

　　才是电话常识。在商业电话方面，如果你是营销部的人，不妨说：“营销部的某某人” ：

　　Sales department, 某某speaking. 如果公司有电话总机，总机小姐或者接电话的人就可以这样说：

　　公司(企业)名(如 IBM), May I help you? (IBM总部，我能帮你做什么?) 通常如上的说法就可以，一切讲究时间、效率，所以在谈话的同时又要顾虑到别的电话随时都可能打进来，因此闲话少说，接电话，讯即导入事情核心。

　　3、“May I help you?”这是询问对方意见，最直截了当的询问方法，在英文会话来说，这是一定的基本语句。这样的回答，会让对方觉得你很有礼貌。接听了电话以后，还要说些客套话。在某种意义来说，善于说话的人们，往往会在打招呼的客套话身上下点儿功夫，使听者产生好感。先打招呼，说句客套话，然后才进入主题，这是电话英语或者是英语会话的一定程序。也是对话、会话所不可或缺的。如：

　　早晨(上午) Good morning. (早安!)

　　午后(下午) Good afternoon. (午安!)

　　黄昏(晚上) Good evening. (晚安!)

　　“Hi.”在好朋友或亲近的人时，都可以使用。在挂断电话时，最后应该道别一声。如：

　　Good-bye. (再见!)

　　Bye-bye.

　　See you later. 此外还可以说一些复杂的句子以结束会话，如：

　　Take care. (小心照顾自己)

　　Have a nice weekend. (祝周末愉快!)

　　Have a good trip. (祝旅行愉快!)

　　Enjoy your vacation. (祝假期快乐!)

　　附：在中国，虽然电话已经十分普及了，但由于缺乏用电话的常识和训练，不能形成有效交流的案例比比皆是。由于双方看不到彼此的身体语言，对于使用英语的外国人来说，进行电话交流有一定的难度。所以要最大程度地使用或理解一些暗示语，即通过声音线索去抓住对方的支持、赞同或反对的态度、感情很重要。

　　一般的电话礼仪还有如下一些注意事项：

　　商务或公务电话都不宜太长;

　　电话交谈时声音不要太大：一是不必要，二是会遭人白眼;

　　如果接到一个别人的电话，一般要主动提出可以帮助传递口信儿，大多数人会写下一张留言条;

　　接听电话时，需知道对方是谁，并询问对方单位名称及所属部门，详细弄清一切，给被指名来接听电话的人以便利;

　　接到陌生人的电话，在不了解对方的动机、目的是什么时，接话人不可直来直去地告诉对方，同时也应为别人保密;

　　当对方要找的人不在时，请不要随便传话，或说出不在者行踪;

　　在电话中传达事情时，应重复重点，对于数字、日期、时间等，应再次确定以免出错，并报上自己的姓名，以表明负责;

　　1分钟单词速记 Vocabulary

　　extension (n.)电话分机

　　transfer (v.) 转接

　　contact (v. / n.) 联系 / 联系人

　　consensus (n.) 共识

　　partnership (n.) 合伙关系

　　voicemail (n.) 语音讯息

　　available (adj.) 有空的

　　availability (n.) 空档

　　approval (n.) 批准

　　review (v.) 审查

　　feasibility (n.) 可行性

　　事前准备 Preparing for the Call

　　在拨打商务电话前，别忘了先确认以下事项，让整个沟通更流畅、顺利喔！

　　1.搜集你所需要的资讯(对方的名字与电话号码、行程表、笔跟纸)。

　　Gather all the information and supplies you might need (name and number of the person you need to speak to, a calendar, a pen, and paper).

　　2.确定你处在一个安静且舒服的环境。

　　Make sure you are in a quiet and comfortable environment.

　　3.记下你这通电话要完成的任务。

　　Make notes about what you need to accomplish with the call.

　　accomplish (v.) 完成

　　实际拨打 Making the Call

　　实际拨打电话时，又有什么该注意的重点呢？赶紧接着看下去吧！

　　1.在一开始就介绍你自己/提醒对方你是谁。

　　Introduce yourself/remind the person of who you are at the beginning.

　　remind (v.) 提醒

　　beginning (n.) 开头

　　2.表达你的感激之情，感谢对方抽空跟你说话。

　　Express gratitude. Thank the person for taking time out of their busy day to talk to you.

　　gratitude (n.) 感激

　　3.确认对方是有空可以讲电话的。

　　Make sure the person you’re calling is available to talk.

　　4.清楚表明这通电话的目的。

　　State the purpose of the call. Be clear and get to the point.

　　purpose (n.) 目的

　　clear (adj.) 清楚的

　　5.重述这通电话的重点，确认双方在沟通上有共识。

　　Summarize the important parts and ensure both parties reach an agreement.

　　agreement (n.)意见一致

　　6.客气地结束这通电话。别忘了要先说再见再挂电话。

　　End the call politely. Do not forget to say good bye before hanging off.

　　情境模拟 Scenario Application

　　看完拨打商务电话注意事项，接着试着将这些方法运用到句子当中吧!

　　Albert: Hello, my name is Albert. I am one of your partners. May I speak to Joe?

　　Albert: 你好，我是Albert，是你们的一位合作伙伴，请问我可以跟Joe通话吗?

　　Switchboard: I’ll connect you to number 851

　　总机: 我帮您转接到分机851。

　　Albert: Thank you for taking the time to contact us. Have I caught at a bad time to call?

　　Albert: 谢谢你愿意抽空与我说话。请问是否有打扰到你呢?

　　Joe: No, it’s fine.

　　Joe: 不会我刚好有空。

　　Albert: This call is in regard to the meeting we discussed the other day.

　　Albert: 我打来是为了前几天我们讨论关于会议的事。

　　Joe: I will attend your meeting but I need to check my schedule first.

　　Joe: 我会参加你的会议但我得先确定我的时间。

　　Albert: No problem. Once you’ve confirmed your availability, please send over your information so that we can give you the itinerary for the day.

　　Albert: 没问题。一旦你确定了你可以的日期，发个传真告诉我具体情况。那样我们就可以给你回复当天的日程安排。

　　Joe: Will do.

　　Joe: 没问题。

　　Albert: Please don’t hesitate to contact me should you have any questions.

　　Albert: 如有任何问题，欢迎联络。

　　挂断电话前的礼貌也不可忽视，确定对方已挂断电话，才能放下听筒，并且不管多忙都要体贴地、亲切地对待听筒及来电方。

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