怎么提升你的工作效率

时间：2022-10-29 06:39:30 求职指南我要投稿

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怎么提升你的工作效率

　　上一秒在写下午要用的会议发言;下一秒foxmail提示来了新邮件;还没来得及回邮件，MSN对话框跳了出来，原来是客户发了图片等你接收;图片还没传完，电话又响了……你就像个办公室“多动儿”，如果能学会一心多用，你会觉得时间变多了。怎样消灭这些不合理的工作方法，提高工作效率呢?

　　有研究表明，美国上班族“多动儿”的工作成绩平均每年要比一般人少一个月的量，全美每年因此蒙受770亿美元的损失。而纽约贝西科斯咨询公司最新的调查数据显示，即使是普通员工，只要不对办公室的干扰因素(接电话、发邮件)展开积极的“抵抗”，他们的工作效率将下降28%，美国经济每年也会因此再损失6500亿美元。

　　更重要的是，这种状态还会侵蚀心理健康。麻省理工学院心理系教授丹尼尔。安德森说：“注意力被分散就像是釜底抽薪，让你构建了许久的灵感大厦轰然倒塌。

　　累死累活做的全是无用功，这可能导致怀疑、否定自己的能力，对工作畏惧、拖延，进而引发自卑、情绪低落等恶劣心境。

　　典型症状：永远处于忙碌状态

　　尽管他们非常希望能不被别人打扰好好工作，但事实上，他们的自控力实在堪忧。任何信息都有可能吸引他们的注意力，顺理成章，脑子里塞成了一团糨糊，手上却拿不出像样的工作成果。

　　典型案例1

　　担任公司会计的丁丁最近比较烦，老板催着要公司各部门的年度数据统计，疲于应付的丁丁只好加班加点。其实，工作量并不算太大，只是丁丁是个十足的八卦狂人+聊天狂人。每天上班，她的第一件事是浏览各大网站的娱乐新闻和经常泡的八卦论坛，之后还忍不住与好友在网上交流一番。有时，在丁丁好不容易快计算出一项数据时，手机又响了，电话那头的好友在第一时间告诉她：某商场下礼拜周年大促销!兴奋的丁丁一下子又聊了个够。

　　案例1分析

　　丁丁患上“多动症”的症结或许是因为她有一种“信息焦虑综合征”。这是一种由于过量、没有选择、不经训练地吸收完全没有系统意义的多方信息引起的焦虑症状。心理医生在门诊中经常会发现一些25岁到40岁的拥有高学历、置身高新技术行业的白领人士，尤其是那些常与高流量信息打交道的正常成年人会出现“信息焦虑综合征”。

　　丁丁对不同的信息都有着不可控制的好奇心和好胜心，生怕自己会遗漏掉一些重要的信息，以至于不能及时更新自己的信息库，并希望自己是个顶级的信息达人。在这个目标的指引下，丁丁会对自己施加一系列的自我强迫和紧张情绪，由此会不由自主地去网上浏览新闻以及和朋友讨论相关的话题。

　　案例1调整建议

　　1.为了提高效率，你可以使用80/20的时间管理方法。这其实是一个极为简单的原则，80/20法则认为，80%的收获源自20%的努力。所以为了让自己的工作效率提高，在一天的工作开始时，你先将全部的精力集中在那些需要及时处理的事情上，你就会发现，你拥有足够多的时间来休息或者娱乐。

　　在职场上使用80/20法则时，你只需按工作重要紧急程度的优先顺序写下这一天你最需要完成的3件事情，接着你就从头做起。即使这一天你只能完成其中的一件事，你仍然完成了今天最重要的事情。这样你就不会觉得自己忙忙碌碌了一天，却依然一事无成了。而且，通常情况下，良好的开始会让你一天都保持高昂的情绪和积极的动力，这会使你这一天都十分高效。

　　2.退订那些从不阅读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，最好设置两个电子邮箱，将私人邮件与工作邮件分开。在上班时间，只允许自己打开工作邮箱，私人邮箱在午餐休息或者下班后阅读回复。

　　3.在需要集中精力做一项工作时，适当地关掉手机和一切即时收发信息工具是“聪明之举”。你只是比别人晚一点知道一些信息而已，只要你愿意，将手头工作完成之后，再去了解不论是好消息还是坏消息，都对你有好处。因为在没有压力的状况下，人的接受能力会提高不少。

　　4.此外，你可以做一些积极的心理暗示，要知道，无论人对信息的掌握多么全面，遗漏总是难免的。不必整天想着收集足够多足够全的信息，要记住，不光是你会遗漏一些信息，每个人都有这种现象。习惯拖拖拉拉的“多动儿”。

　　习惯拖拖拉拉的“多动儿”

　　典型症状：做事懒散、积极性不高、对工作没有太大的抱负。通常的心态是“能拖一天是一天，能晚一天是一天”，就算泰山压顶，他们仍然能做到不紧不慢地前进，在他们的字典里，似乎从来没有“紧急”这个字眼。

　　典型案例2

　　Julie在政府部门中的某个事业单位担任文职，日常职责就是收发邮件、接听来访电话以及处理一些日常杂事。清闲的工作加上Julie本身的懒散性格，愈发造成了她对工作拖拖拉拉的态度，如果领导让她提交一份文件，Julie永远是在领导要求的最后一天才开始着手准备。

　　因为每次都是在匆匆忙忙的状况下完成的，Julie的工作表现并不尽如人意，久而久之，领导也觉得她工作缺乏积极主动性，没有效率。

　　案例2分析

　　Julie的职场多动症或许是做事拖拉搞的鬼。由于性格的关系，可以看出Julie本身对工作的积极性并不高，并不希望能在职场上有积极的建树，只是希望能稳定地做这份工作而已。

　　像Julie这一类先天形成的职场“多动儿”，归根结底是她拖拉的性格，当然也不排除有一些对工作厌倦的因素在里面。事实上，美国德宝大学的心理学家约瑟夫。R·法拉利发现，做事拖拖拉拉也是一种病，而且有方法根治。法拉利教授将那些喜欢把该做的事情尽量往后拖的人，称为患有“慢性拖拉症”。做事喜欢拖拖拉拉的人全世界都有，远比人们想象的复杂和普遍。根据最新研究，约20%的美国成年人是“慢性拖拉症”患者。

　　案例2调整建议

　　1.在出现第一个“拖拉”念头时，就将它彻底否定并给予制止或惩戒。心理学上有个有趣的“破窗理论”，假设有一排完好的玻璃窗，如果其中一扇窗受到破坏而没有及时修补，那么其他完整的玻璃窗也会陆续遭受到破坏，最后这一排完好的玻璃窗墙就会变成一堵破窗墙，这其实与“多米诺骨牌”效应一致。

　　2.给自己一个相对自由的缓冲期。对于拖拉成性的人来说，要想一下子改掉这个毛病是不现实的，不要打算一口吃成个胖子，这只会使你感到过多的压力，以至于让你产生放弃的念头。试着将一项工作分解为若干可付诸行动的小步骤，然后扎扎实实地从第一步开始做起，直到完成。

　　3.有些职场“多动儿”是十足的完美主义者，在开始工作之前，他们早已尝试着从每个角度来全盘分析自己的工作，然后希望自己能积累到某个程度，或挑选到一个完美的时间点再去工作。可惜的是，强制性的反复思考只会使自己陷得更深，从而使采取行动变得越来越难。所以放弃那些该死的完美想法吧，就从现在开始，停止思考，然后去做那些你应该做的事情。

　　4.时不时地给自己一些“糖果”犒劳自己。自我激励是一种比较积极地治疗拖拉症的方法，在每个阶段适时地鼓励自己，在工作的间隙，给自己一块巧克力或是一个伸懒腰的机会，你会发现，事实上，你的工作效率已经在提高了。

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