已公开现行文件利用中的问题及对策研究
现行文件是指国家、省、市各级机关部门制发的正在执行的政策性、法规性、服务性、公益性的非涉密文件，是现行有效的文件，就是已经生效并正在被执行的文件。
摘要：我国已公开现行文件服务开始于2000年，至今为止已有15年的时间，但是在已公开现行文件利用方面尚存在一些不足。本文在对这些问题进行分析的基础上，对该问题的解决对策进行了有效的探讨。
关键词：已公开现行文件;对策;问题
在社会高速发展的今天，随着政府公共服务意识的增强、服务质量的提升，随着人们维权意识的提高，随着我国加入世贸组织，人们对信息的需求日益迫切，已公开现行文件的优化利用意义非凡。随着人们对现行文件需求的提升，相关部门要及时总结现行文件利用方面的问题，创新文件利用方法，以最大限度地满足文件利用需求。
一、已公开现行文件的利用问题
档案管理部门应政府政务公开需要开展已公开现行文件利用服务，在很大程度上开拓了档案管理工作的新局面，在某种程度上提升了档案文件的查阅率。但是随着社会的发展，已公开现行文件在利用方面出现了一些问题。
第一，“两热一冷”现象严重。随着已公开现行文件利用的推进发展，在利用方面出现了“两热一冷”现象，其中的.“两热”指得是实践热和研究热，“一冷”指得是效果冷。这种问题出现的原因是研究者致力于现行文件利用方面的研究和实践，致力于利用方法的创新与完善，但是效果不佳。
第二，缺乏创新机制，影响了文件利用效果。随着互联网技术的发展，虽然档案管理机构也更新了文件利用方式，将其利用方法扩展为阅览室查阅、电话查询和网上查询等，但是这些查询方式在利用中却存在按部就班、缺乏变通等问题。
第三，文件收集困难。档案管理机构现行文件利用已众所周知，但是档案管理机构中收纳的文件却往往不能满足民众需求，其主要原因是档案管理机构对现行文件的收集范围过于狭窄，数量不多，质量不佳，时效性不好，影响了利用效果。
二、已公开现行文件利用对策
针对上述问题，本文从以下几个方面对现行文件的利用对策进行了探讨。
(1)完善文件报送制度，拓展文件收集范围。文件收集范围狭窄，直接影响了文件利用效果，为了提升现行文件的利用效率，档案管理部门拓展文件收集范围是基础。首先，档案管理部门可以以《政务信息公开条例》为依据优化现行文件报送制度，对现行文件报送范围进行明确划分，通过通报、考核、检查等形式对文件报送进行有效监督。其次，档案管理部门要增加文件收集类型，一方面要做好纸质文件的收集工作，另一方面也要做好电子文件的收集工作，完善现行文件网上接收制度，建立健全数据库资源，为现行文件利用提供有效的资源保障。
(2)创新利用方式。利用方式单一是现行文件利用的重要缺陷，为了提升现行文件的利用效率，创新文件利用方式意义非凡。在信息化时代，现行文件利用方式创新主要通过以下几个环节实现。
第一，完善信息化建设。各级档案管理机构要以本级政府网络平台和档案信息网络平台构建完善的信息发布中心，使用数字化处理方式对现行文件进行处理，以便需求者能够通过网络资源检索到相关的文件信息。一方面实现了文件检索的方便、快捷，另一方面也保证了文件利用的现行性与时效性。
第二，拓展现行文件查阅渠道。档案管理部门要以多媒体技术为基础，在现场查阅之外，拓展现行文件查阅渠道，例如：现行文件预约查询、委托代理查询、自助查阅、函电查阅等，在最大程度上满足需求者对现行文件的查阅需求。
第三，延伸服务范围。各级档案管理部门均要建立基层阅览点，通过开展文件下乡、文件进工厂、文件进社区等活动最大限度地延伸文件利用范围;同时还可以在农村或者社区设立现行文件阅览点，为农民、外来务工者和社区居民提供相关文件，以满足基层群众对文件的需求，将文件利用范围群众化、社会化。
(3)文件利用中心数字化。随着信息技术的提升，网络覆盖范围的拓展，档案管理机构阅览室中的人数日益减少。面对这样的情况，档案管理部门要以发展的眼光，通过对现代化技术的合理应用，建立数字化的文件利用中心。该文件利用中心的建立要以网络平台为基础，以互联网为工具来实现。目前，我国办公条件正在逐渐向着无纸化方向发展，该现象为档案的无纸化传输提供了有效的保障。各级党政部门可以利用该系统将数字化的现行文件传输至文件利用中心，文件利用中心以数字化的形式将文件转变为电子文献资源，以供社会公众利用。
三、结语
已公开现行文件利用是社会发展的大势所趋，目前，在现行文件利用方面尚存在文件收集困难和利用方式单一等问题。该问题的解决需要以多媒体、信息技术和数字技术为平台，通过完善文件报送制度和文件利用中心数字化解决文件收集困难等问题，通过创新利用形式解决利用方式单一等问题。
参考文献：
[1]闫艳.河南省已公开现行文件利用工作调查[J].档案管理，2010(4)：55.
[2]许利.试论已公开现行文件服务利用工作[J].华章，2011(16)：252.
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