关于档案数字化建设的若干考量
一、档案数字化建设的内容
档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，还包括各级各类档案馆的数字化建设。在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案;二是电子文件(档案)的非数字化过程，即把已经生成的电子文件(档案)及时输出打印为纸质文件(档案)存档。而后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题， 即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中， 比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电-y=档案;另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。
当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管理的要求， 一方面要接收档案室移交的纸质档案及其他非数字档案;另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案如何接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆;还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。此外，档案数字化建设绝不仅仅是将纸质档案及其他非数字档案转化为数-7-档案储存保管起来那样简单，它有着相当广泛的内容和严格的要求，是档案管理现代化进程中三个阶梯(观念现代化、建立健全科学的管理制度、采用现代技术管理档案)中的第三个阶梯。可见，在实践中，档案数字化建设绝不仅仅是单纯的技术问题，必然涉及观念的改变和管理理念的创新，以面对不断产生的新问题。
二、档案数字化建设的途径
单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，但是，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可否把过去形成的所有档案， 回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢?这当然不行。第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录人工作，就如档案着录一样，动则需要几十年时间;第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等却无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。因此，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。
三、档案数字化建设中应注意的问题
1.电子档案的信息安全问题。档案信息的丢失、篡改、盗取、遭受攻击等，在计算机网络环境下可以随时发生。如电子文件以数字形式记录信息，使它很容易被篡改和删除; 网络中密码易被破解，使其很容易被盗取， 也很容易遭受恶意攻击而受到毁灭性破坏等。因此，不仅要采用已知的一切方法来加以防范，还要研究更加有效的措施来保护电子档案信息安全。
2.元数据的管理问题。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、软硬件环境以及文件和图形处理软件、字符集等数据。档案数字化建设中，要在若干场合大量使用到元数据，如在编目中用元数据概括地描述档案文件的形式和内容; 在电子文件的存档、保护、传输过程中用元数据来保证电子文件的法律地位、抗拒数据被修改以保证电子文件的真实性和可靠性;或者使用元数据来指明今后阅读、复制电子文件的途径等。元数据之于电子文件的种种功用及如何选择使用元数据问题，不仅档案部门在研究，图书、文献部门也在研究，我们可以借助一些外在的智力。而对于档案部门自身而言，则要以元数据为杠杆推动档案着录项目的研究，提升档案的着录水平。元数据究竟应该怎样选择和使用是一门相对独立的学问。笔者认为， 电子档案和传统档案管理中使用元数据的种种场合统统都可以看作是档案着录;着录所使用的项目数据统统都可以看作是元数据。在编目、着录和各种使用元数据的场合，其核心问题都是选择元数据，而不是创造元数据，都仅仅是从档案文件的内容和形式中选择元数据、确定元数据、抽取元数据、使用元数据。
3.档案数字化建设的源动力问题。进行档案数字化建设的目的，就是为了提高档案管理效率和档案服务的质量。因此，进行档案数字化建设，一定要以“用”字当头，要把档案数字化的成果，尽快运用到档案管理和档案服务中去，绝不能为数字化而数字化。如那些总结工作、上报统计时标榜的建立了多少数据库、输入了多少万条目录，而档案的管理和利用还是不见成效的情况，实在屡见不鲜。“运用”是档案数字化建设的灵魂和动力，只有积极运用，才能促进档案数字化工作不断改进，不断完善，保质保量地持续进行。