如何做好办公室工作

时间：2021-02-21 09:07:39 上班一族我要投稿

如何做好办公室工作

　　办公室的工作政策性强、事务繁杂、劳动强度大、工作要求严，就如同一条遥遥无期的长途之旅，而我们每个办公室人员都背负着属于自己的十字架，它时常沉重不堪，甚至令人沮丧，但是当沟壑出现之时，也正是它帮助我们跨越障碍，继续前进。那么如何做好办公室工作呢?让CN人才网小编来给大家说说吧。

如何做好办公室工作

　　一、公文处理

　　公文，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文是在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录功效的一种应用文体。企业里常用的公文主要有：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函、会议纪要等种类。

　　(一)请示

　　请上级指示和批准，用“请示”。

　　(二)报告

　　向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。

　　(三)指示

　　对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

　　(四)布告、公告、通告

　　对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。

　　向国内外宣布重大事件，用“公告”。

　　在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

　　(五)批复

　　答复请示事项，用“批复”。

　　(六)通知

　　传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

　　(七)通报

　　表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

　　(八)决定、决议

　　对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。

　　经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

　　(九)函

　　平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。

　　(十)会议纪要

　　传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

　　具体写作要领要求分管文秘工作的根据各类文体的应用范围，参考有关例文进行写作。

　　我主要说一下公文的管理问题。所谓的公文管理，是指公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。

　　(一)收文处理

　　1、备好收文登记薄和文件传阅单。

　　收文登记薄里要反映出以下几个内容：收文日期、收文字号、收文标题、来文单位、紧急程度、密级、备注等内容;文件传阅单除了具有以上内容外，还要有文件内容、主任签批、领导批示、阅者签字、处理结果等内容。

　　2、收到文件后，及时登记，并填写文件传阅单，由分管公文处理的主任签批后，送呈相关领导办理。文件呈送过程是先送主要领导阅签，然后按领导批示办理。办理完的文件，及时填写处理结果后留存。

　　3、需要注意的事项。公文处理时必须做到及时、准确、安全。公文(包括电报)根据来文的紧急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5种。急件的办结时限分别为1天内、3天内、5天内、10天内。平件(常规公文)也要按正常速度及时办理。

　　文件传阅忌拖拉疲沓，拖泥带水。时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员要切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。

　　(二)发文处理

　　1 、备好发文登记薄和文件签批单。

　　发文登记薄上要有以下内容：发文日期、发文字号、发文标题、紧急程度、密级、主送单位、备注等内容。文件签批单除了有以上内容外，还要有(主任)签批意见、领导审批意见、主题词等内容。

　　2、根据领导要求拟制公文，在领导签批后印发。

　　3、需要注意的事项。

　　文秘人员要根据行文要求，选用合适的文种。对文字材料要认真审核，确保质量关。特别是领导事情比较忙，没有时间再去仔细审核，我们更要认真地把好关，让领导签发文件时更放心。

　　办文办事既要严谨，又要高效、灵活。程序要严谨，效率要高效，方式要灵活。对于一些比较紧急的文件，如果领导不在家，或事情比较忙，不能及时批阅的，如果不涉及原则性问题的，我们可以通过电话请示领导同意后后先办理，从而赢得工作的主动权。

　　需要注意的是：收文和发文的流程是不一样的。收到的文件是在填写了传阅单，由主任签批后，先送主要领导阅签;而发出去的公文是逐级先由分管领导审签，再送主要领导签发(公司有特殊规定的除外)。也就是通常所说的“正传反签”。

　　(三)档案管理

　　档案管理是公文处理的一个重要组成部分。包括档案的`收集，分类，立卷，归档，销毁等环节。

　　(1)档案收集。

　　档案材料除了包括公文管理中的收文和发文;还包括会议材料，照片、录音录像等影像资料;以及单位一年一度的人员基本情况，组织关系、人事关系和工资财务报表;对公司有重大影响的事件;一些重要的数据等等。存档材料应尽量留存原件。档案材料力争齐全。因此，档案管理工作者要做个“有心人”，平时注意随时收集资料，为档案的立卷归档做好充分的准备。

　　(2)档案分类

　　档案材料收集好后，按照档案的重要程度，以及时效性分为永久卷、长期卷(30年)、短期卷(10年);在永久、长期、短期里再按部门、内容、业务项目等进行分类。档案分类力求切合实际，既方便存档，又便于查找。

　　(3)整理归档

　　分类后的档案材料，要认真进行整理。去掉金属钉，用专用档案绳按标准装订、裁剪，编号，并抄写档案目录后归档(装入专用的档案盒里)。

　　(4)文件销毁

　　没有存档价值的文件要定期到指定地点进行销毁，销毁的文件要有底可查，销毁时须有两人以上在场。

　　二、会议接待

　　(一)会务工作

　　会务工作是一项复杂的工作，也是办公室工作的一项重要内容。因此，在筹备组织过程中要慎之又慎，避免出现难以弥补的错误，给公司造成不良的影响。会议方案要细致，议程安排要周密，会议筹备要充分，会务分工要明确，会场布置要整齐等等。本着“细致、周密、协调”的原则，严密精细地组织会议。

　　1、会前准备工作

　　(1) 明确职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

　　(2) 发出会议通知。包括会议名称、会期、时间、地点、与会人员范围、以及宣传报道工作等。

　　(3)印制会议材料。大型会议还要编好会议程序，印制会议议程，印制会议凭证(如出席证、列席证、工作证、请柬等)，编组并提出小组召集人、讨论地点等。

　　(4) 做好会议发言、投票、发奖、集体照相等准备工作。

　　(5) 布置会场

　　包括会标悬挂，座次安排，桌椅摆放，音响录音录像花卉等等。

　　(6)准备签到薄，安排好负责维持会前秩序及签到人员。

　　(7)后勤服务

　　购买会议用品(纸笔、水果等)。大型会议还有对与会人员的食宿、车辆、医保、文化娱乐和安全保卫等做出安排。

　　2、会间组织工作

　　(1)检查会场。提前进入会场，认真反复检查会场准备情况，维持好会场秩序。

　　(2)会议签到。组织与会人员签到和材料分发工作。

　　(3)核实主席台领导(包括发言人)到会情况。按预定方案组织与会人员由前往后的顺序就坐，安排工作人员倒水等等。

　　(4)做好会议记录(包括录音录像等)。

　　3、会议善后工作

　　(1)检查会场，带回剩余材料和签到薄。

　　(2)做好剩余文件的收集归档工作。

　　(3)做好会议的宣传报道和督办工作。

　　(二)接待工作

　　接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序。

　　1、认真细致地做好接待前准备工作

　　接待前做好充分的准备是保证接待工作圆满完成的前提。

　　(1)沟通情况，了解意图。

　　了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等。以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。

　　(2)超前考虑，周密安排。

　　在了解掌握以上情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。

　　(3)细化任务责任到人。

　　迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。包括：接待材料的撰写、打印;开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备(参照以上如何做好会务工作);桌次的安排、餐饮的准备等等。

　　接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到一个单位的整体形象，接待人员一定要细心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，出现极其被动的情况，造成严重的后果。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及，非常狼狈。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。

　　2、热情周到地做好接待中服务

　　在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

　　(1)作为负责接待工作的责任人，在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。

　　(2)要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。

　　(3)餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。

　　(4)注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。

　　3、及时全面地做好接待后总结

　　整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，在接待成本最低的情况下，把接待工作做得更好。

　　三、其他工作

　　办公室除了公文管理，会议接待工作外，还承担着其他一些日常的事务性的工作。这些事情比较繁杂，看起来不大，可是做得不好，就会直接影响到一个单位的整体运转情况。因此，必须牢固树立办公室工作无小事的观念。

　　作为办公室工作的负责人，就要统筹兼顾，合理安排。制定完善机关管理制度，认真做好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作，为公司正常运转提供可靠的保障。紧扣工作需要，创新机制，建章立制，开源节流，奖勤罚懒。调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。

　　细化日常管理工作。如排好值班值日表，确定带班领导及责任人，把工作落实到人，各负其责。

　　创新车辆管理体制。对车辆进行统一调度，实行定点修理，统一结算，预先审批制度等等。

　　除此之外，办公室还要完成领导随时交办的临时性的工作。

　　总之，办公室工作人员要树立大局意识、服务意识，团结协作。不懂的工作虚心向他人请教，不清楚的问题多向领导请示汇报，不让领导布置的工作延误，不让需要办理的文电积压，保证办公室正常高效运转。

【如何做好办公室工作】相关文章：