高效职场人生，巧用5项沟通工具

时间：2022-09-22 16:01:37 轻松职场我要投稿

高效职场人生，巧用5项沟通工具

　　社会中的政治和经济密不可分，在职场中职场政治和个人能力同样密不可分，职场中的精英们个个有能力，懂政治，这一点官场最为尤甚。下面是小编整理的高效职场人生，巧用5项沟通工具，欢迎大家分享。

高效职场人生，巧用5项沟通工具

　　人类是群居动物，活在社会上，就需要无时无刻的与他人沟通，去配合他人，或是让他人配合自己的工作。很多时候，个体的效率低，问题不是出现在执行力，而是往往选择了错误的沟通工具及沟通方式，导致反反复复，拖沓不前，伤己扰民，最终耽误一个团队整个项目的进度。

　　时间是你的工具，沟通渠道与沟通方式亦是你的工具，合理利用及分配你的工具，你就是人生时间管理的艺术大师。

　　大家基本上都听说过“沟通漏斗”，人们在沟通时，用言语表达心里的100%的内容时，讲出来便只剩下80%，而当这80%的内容进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景等差异化的原因，便只留存了60%。实际上，真正被别人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我们自己也经常能体会到，邮件里沟通几天的事情，电话几十分钟就解决了，电话里几十分钟也说不清楚的事情，面谈几分钟就解决了。可见选择沟通工具的重要性。因此，我为大家分析一下目前身边能接触到的各种沟通工具的利弊，及建议的使用方式，审时度势，物尽其用，一来规避沟通漏斗带来的信息出入，二来提高个人及团队的综合作战效率。

　　面谈

　　面谈沟通是效率最高的沟通形式。人们在沟通的时候，文字部分传达的信息不到总量的10%，而语气语调中包含的信息量为30%，更大一部分则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈的时候，双方才可以全方位的交流，也是建立双方情感信任最好的方式。这是双方最高效、最充分理解彼此思想，根据对方反馈及时纠正可能的理解错误，从而减少信息误解，提升工作效率。而且面谈的时候，可以察言观色，根据交谈对象的言行举止，哪些话题对方感兴趣，知道哪些话该说，哪些话不该说，哪些话可以点到为止，这里可以充分利用沟通技巧，将你想要传达的目标，用对方能够接受的方式去传递。这也是电话及邮件等其他沟通工具不具备的最大的优势，因此建议大家在条件允许的前提下，尽量用面谈的形式探讨问题，尤其是参与人员不足够了解项目的前期。

　　电话

　　电话沟通虽然不能想面谈一样实现全方位的沟通与交流，但是它能实现远程推进事件进展最快的工具，通话过程中可感受对方的语气语调等情感信息，把控沟通交流的`节奏，通常几句话，简单、直接、有效，能让对方最短时间的知晓事件进展;根据事件进展交流、沟通意见，对整个事件做微调;督促对方向前推进某个环节，或提醒对方查看某个邮件或者文件，加深对方对该事件的重视程度。它是介于面谈及邮件沟通之间比较好的折中方式。

　　邮件

　　邮件沟通具备不易被对方及第三方打扰，记录事件发展过程，易于转发传播，可追溯性强，可对信息深入思考、接收方与发送方不需要同一时间参与等优点，但表达力有限，并不能及时有效的传达信息。除非双方或多方已经对沟通的信息达到高度一致，否则很容易产生误解。而且从沟通效率的角度来讲，文字沟通本身就是时间杀手，需要严格控制。

　　微信

　　随着移动互联网的普及，碎片化的信息传播模式被大量人群接受，但作为职场人士，我们应该尽量避免这种低效而且容易引起误解的沟通方式。微信最好只作为一种辅助性的沟通手段，只建议以下两种工作方式时使用微信，第一，在工作群中发一些简短的通知性信息;第二，多人远程视频会议，第二种方式我个人用的情况较多，方便并节省成本。而当对方在微信端给你留言的时候，最高的效率选择是“电话”，几分钟解决一个可能在微信上要耗费半个小时或是更长时间的议题。

　　除了文字方式的及时通信外，还具备语音通信、视频通信和文件传输的功能，但是一般我个人只用它的大文件传输功能，速度快。

　　对各种沟通工具的使用建议：

　　1、如果在同一个办公环境中，应尽量采用面谈沟通+邮件备忘的沟通工具组合;

　　2、十分重要的项目且条件允许的前提下，应尽量采用面谈沟通+电话跟进+邮件备忘的沟通工具组合;

　　3、一般情况下点对点情况，应尽量采用电话沟通+邮件备忘的沟通工具组合;

　　4、条件不允许见面且需要开会的时候，推荐微信多人视频会议+邮件备忘的沟通工具组合;

　　5、平时尽量少用微信及QQ沟通，一来权重级别很低，很容易被对方忽视，二来容易分散注意力;

　　在如下情况可以采用单独的邮件沟通形式：

　　1、通告性的发布内容;

　　2、工作报告;

　　3、已经口头沟通过的且达成一致的工作内容;

　　总而言之，世界上所有的各种沟通工具是为了让你便利而生，面谈、电话、邮件、微信、QQ这5项工具各有各的各的优势及作用，巧用各种工具的组合，便能规避“沟通漏斗”，提升沟通效率。效率来自一点一滴的把控，把控自己的行为，把控自己的随性。

　　拓展：有选择的职场充电

　　1、“充电”是一种趋势

　　“之所以强迫自己牺牲休息时间，为的就是从这些证件的获取中得到一份安全感。”在某房产公司上班的小李，是一个不折不扣的“考证达人”。她告诉记者，除了在大学期间通过培训获得的秘书资格证和驾驶执照外，参加工作以后的小李依然坚持着，将“充电”进行到底。最近，小李打算在重拾英语的基础上，再报班学习一门外语。在她看来，不断地给自己“充电”是一种积极的自我追求。

　　2、安于现状甘做“闲人”

　　尽管有很多年轻人意识到了利用业余时间充电的重要性，但“有想法没做法”的职场人还是大有人在。

　　大学毕业生小王，在农二师某团场连队机关做文员已经有三个年头了。一开始小王对团场的生活还有诸多的不满，但是几年的工作生活下来，小王已经完全习惯了当前的工作，而且每年客观的工资收入也让她很满意。虽然周围同学们近些年都在想办法进行各种培训，而小王一开始也有过要学点东西的想法，但最后还是给自己找了借口，没有付诸行动。

　　3、要有选择性地充电

　　“在有限的时间里，抓紧学习一些有用的知识，对自己工作也是一种帮助。”在移动公司上班的徐女士，虽然已经是孩子的母亲，而且平时手头也有很多的事务性工作要做，但是为了加强和客户的交流，她考虑再三后，准备学些营销方面的知识。“我觉得还是要有针对性地学习，不能盲目跟风，自身价值的提高并不是我要考多少证件，更重要的是为了提高生活的品质。”建设街道凌达社区的工作人员柳亚鑫告诉记者。

　　充电不可以悠闲吗？我以为，充电本来就要以悠闲的心态去对待。

　　我是一个随性的人。大学毕业后，说实话，除了正儿八经地参加过一次口译培训，就再也没有参加过什么系统的教育或培训了。走出社会，从事的工作跟所学的专业毫不搭界。跟口译就更不搭界——那时根本没机会接触到什么老外，连会说英文的老中都见得少。去学的目的很简单，好玩儿。

　　读书时自诩英文学得不错，四六级选在同一天考，上午四级下午六级。全过。四级成绩在学院里数一数二。觉得不够过瘾，一日逛毕业生旧书摊时，听闻一师兄去了P&G，而P&G的笔试英语，就是以TOEIC托业考试为蓝本的。于是在同级人都在埋头苦干六级的时候，我成天就挟着随身听把托业的听力磁带颠过来倒过去的听，当时这考试刚进入中国，所在的城市没有考点，还屁颠屁颠地搭火车到北京去考。最后成绩出来，还行。这下子又膨胀了，想挑战GRE的一万单词。额滴神啊，当时头脑为何如此简单哩，真以为英文好了就能进500强吗？还是想凭籍一次又一次的考试证明自己？总之，又一次专程跑到北京交了近两千大洋的考试费，而只留给自己三个月不到的复习时间。惨败的结果是可想而知的，我太把自己当回事了。后来因为浪费了这足够我小半年生活费的考试费纠结的呀……都无颜面见江东父老了。

　　学口译是工作了小一年后，因为完全用不到英文，感觉一肚子墨水都浪费了。可是去真正的外企面试，又觉得不是很有信心。琢磨着有什么既高端又实用的英语培训呢，找着找着就看到了口译。这个培训给省外事服务中心垄断了，原本希望找个像新东方那种亦学亦乐的机构来学习的期望破灭。去了之后，感觉倒也还行，不过令我惊讶的是，同期十几个学生中，除了一两个是真正工作需要过来学的之外，其它都是类似我这种“学来备着”的类型。国人参与培训热情之高涨，可见一斑。

　　然后……然后……我的这些个证书，除了四级证以外，统统没有在我找工作的时候发挥直接作用。间接作用是有的，起码学得多了，可以瞎掰几句后来去了真正的外企，才发现原来我的英文，要么当总秘，要么就要当到经理级以上后才能派上用场。

　　于是我开始对培训、充电抱着审慎的态度。特别是负责企业培训后，渐渐发觉现在的培训市场，可谓是鱼龙混杂、真假难辨。知名的机构、知名的讲师，不一定能出知名的效果。可是，看过很多招聘广告，也参与过不少招聘，只有那些HR体系不完善的公司，才会提到有该证者优先，其余的，特别是人们心目的“好”公司，根本提都不带提的。更何况，我的老板，我老板的老板，都没去考过这个劳什子的证，我严重怀疑花钱花时间去考它的必要性。考试用书倒是从头到尾认真读过一遍，感觉跟大学课本有异曲同工之妙，作为重温HR体系的概念，有一点作用。

　　此后的一次又一次实践中，我越来越察觉，原来充电这事儿，真是时时处处都可以进行的。真可谓生活处处是排插，想充什么就充什么，想怎么充就怎么充，

　　职场如何充电？——生活处处是排插

　　充电，多么正儿八经一词儿啊。听见它，仿佛意味着在俺们受了x年义务教育、x年高等教育和x年xxxx教育后，终于颤巍巍踏上社会小试牛刀没两年，刀子舞起来还不利落的时候，却听见有人多半是你领导直白或婉转地暗示：“什么？工作了这么久没充过电？你想被时代抛弃吗！？”

　　不少人闻之心中大惊。十几二十年的储备那么快就OUT啦？于是乎诚惶诚恐，四处寻觅培训或继续教育机构之花名册，一眼望去，密密麻麻，错综复杂，一些培训吆喝得仿佛你可以不吃不睡，但不能不参加此课程，否则你前进的脚步就会比别人慢上十年；另一些则连名称都吊诡无比，看后让你自惭形秽，愤而报读。

　　于是乎，8小时工作时间+N小时加班时间+x小时充电时间+5~8小时吃饭睡觉洗漱等一切全包时间=职场充电人的一天。这年头什么都讲求速成，这样的安排是多么符合高效的精神啊。

　　这样一轮又一轮，攻坚战不停地打下去，运气好的话，你的薪水职位也跟着水涨船高了；忽忽过了几年，原本倍儿棒的身体却开始频频报警。吃嘛嘛也不香了，某天终于躺在病床上，还要抓紧时间抱起一本书感叹：“从来没有这么悠闲地充电过……”

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